Gegevensbescherming AVG

Privacyreglement

Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP).

Het gehele proces van gegevensverwerking dient volgens deze wet aan zorgvuldigheidseisen te voldoen. Onder "verwerken" wordt verstaan: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, en ook het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
De WBP eist dat een instelling de verschillende verwerkingen van persoonsgegevens inzichtelijk maakt. Bepaalde gegevens moeten worden aangemeld bij het nieuwe toezichthoudend orgaan, het College bescherming persoonsgegevens.

Namens Waalzorg wordt melding gedaan van de gegevensverwerking:
• m.b.t. de cliëntenadministratie
• voor de personeels- en salarisadministratie geldt dat deze van melding zijn vrijgesteld.

Daarnaast biedt de wet de mogelijkheid om een reglement te hanteren, waarin doel van de gegevensverwerking en afspraken nader worden toegelicht.

In dit reglement wordt uitgelegd hoe Waalzorg de wet toepast.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt en wie is verantwoordelijk?
Het dossier , financiële gegevens, indicatiegegevens en het IBP wordt op de cliëntenadminstratie op locatie bewaard. Er vindt een uitsplitsing plaats van het hoofddossier in herkenbare onderdelen

Doel van de gegevensverwerking

Waalzorg legt het dossier in verschillende delen aan, met als doel het zo goed mogelijk verlenen van kwalitatief goede zorg aan cliënten met een verstandelijke beperking en het beschermen van de diverse onderdelen tegen inzage door onbevoegden. Het cliëntendossier is eigendom van Waalzorg.

Schoning van de dossiers

Schoning van de dossiers vindt eenmaal per jaar plaats onder verantwoordelijkheid van de manager van de locatie. De schoning vindt plaats onder de voorwaarden vastgesteld in de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Schoning bij uitplaatsing vindt eveneens volgens de bovenvermelde wet plaats. Een en ander houdt in: van cliënten van Waalzorg worden gegevens ouder dan 20 jaar uit het dossier verwijderd. Van deze regel kan afgeweken worden als het langer bewaren van gegevens redelijkerwijs uit de zorg van een goede hulpverlener voortvloeit.

Een uitzondering kan derhalve gemaakt worden voor:

• Medische gegevens: anamnese; etiologie van de aandoening; gegevens m.b.t. erfelijkheid;

• Psychologische gegevens: met name anamnese; testgegevens; informatie over life-events; informatie over moeilijk verstaanbaar gedrag.

Opslag van dossiers

De gegevens worden zoveel mogelijk gedigitaliseerd en tevens op de locatie opgeborgen in afsluitbare dossierkasten in ruimtes die niet toegankelijk zijn voor onbevoegden.

Recht op inzage

De cliënt heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende gegevens en op kopieën die als zodanig zijn gewaarmerkt. Een verzoek hiertoe kan (met redelijke russenpozen) door de cliënt, of diens wettelijk vertegenwoordiger, worden ingediend bij de cliëntenadministratie. Hierbij gelden de volgende voorwaarden en regels.

• De cliëntenadministratie / locatiemanager dient binnen vier weken na aanvraag hiervoor een afspraak te maken met de cliënt.
• De cliëntenadministratie / locatiemanager legt indien nodig uit wat in het dossier is vastgelegd, met welk doel en al wat nog meer om uitleg of toelichting vraagt.
• De cliëntenadministratie / locatiemanager zorgt ervoor dat eventuele gegevens over derden worden afgeschermd, tenzij aannemelijk kan worden gemaakt dat deze derde geen bezwaar heeft tegen inzage door betrokkene.

Recht op correctie

Een cliënt heeft het recht te verzoeken om verbetering, aanvulling, verwijdering of vernietiging van de op hem betrekking hebbende gegevens als ze feitelijk onjuist zijn, niet volledig, niet terzake dienen of in strijd met een wettelijk voorschrift. De cliënt dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij de cliëntenadministratie / locatiemanager. De cliëntenadministratie / locatiemanager bericht de cliënt binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. De cliëntenadministratie / locatiemanager draagt zorg dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

Verstrekken van gegevens

Intern:
Het intern verstrekken van gegevens is uitsluitend toegestaan in het belang van de zorg- en dienstverlening aan cliënten en de administratieve afwikkeling daarvan.

Extern:
Aan een externe instantie worden alleen gegevens verstrekt indien:
• Dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift, of
• De cliënt hiervoor toestemming geeft.
Indien de betrokkene onder curatele is gesteld, dan wel ten behoeve van de betrokkene een mentorschap is ingesteld, is in de plaats van de toestemming van de betrokkene die
van zijn wettelijk vertegenwoordiger vereist. Een toestemming kan door de
betrokkene of zijn wettelijk vertegenwoordiger te allen tijde worden ingetrokken.

Geheimhouding

Een ieder die betrokken is bij de uitvoering van dit reglement en daarbij tevens de beschikking krijgt over persoonsgegevens, waarvan hij het vertrouwelijk karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt of beroep een wettelijk voorschrift terzake van die persoonsgegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding daarvan. Uitzondering hierop vormt een wettelijk voorschrift dat bekendmaking verplicht of wanneer de uitvoering van de Wet Bescherming Persoonsgegevens tot bekendmaking verplicht.

Slotbepalingen

De betrokkene kan, indien zich er een geschil voordoet, zich wenden tot het College bescherming persoonsgegevens met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in een geschil met Waalzorg.